Desde que se declarara la pandemia del coronavirus hace cuatro años, buena parte de las empresas españolas experimentaron un proceso de cambio donde el desarrollo de políticas para minimizar los riesgos en la oficina se convertían en un proceso esencial para asegurar la operatividad.
Lo que empezó con la administración de vacunas para trabajadores, poco a poco se ha transformado en programas de protección laboral sumamente completos.
Estos riesgos son variados, y se dividen según el tipo de amenaza que representa y el origen del mismo. Podemos categorizarlos de la siguiente forma:
- Físicos: relacionados a variables ambientales como la exposición a radiación, temperaturas extremas e incluso al ruido.
- Ergonómicos: relacionados al esfuerzo físico, incluido el levantamiento de objetos pesados y estar sentado mucho tiempo en una misma posición.
- Químicos y biológicos: relacionados a la exposición de sustancias, líquidos peligrosos, gases inflamables y patógenos que puedan representar un riesgo para la salud.
Medidas físicas
Si el objetivo es crear una oficina “libre de riesgos”, entonces es necesario seguir prácticas que tomen en cuenta tanto los riesgos físicos como los virtuales. En cuanto a medidas físicas, estas son algunas de las más importantes:
• Organización de espacios
El primer paso para eliminar los riesgos en la oficina es organizar los espacios de trabajo de manera adecuada. No solo se trata de la mejor disposición de los equipos de trabajo al planificar o remodelar un espacio, sino también de la limpieza y organización para evitar accidentes, como por ejemplo, tropezar con un grupo de cables dispuestos de forma equivocada en la oficina.
• Monitoreo constante
Para toda oficina, es indispensable contar con sistemas de monitoreo y videovigilancia que aseguren que los empleados están utilizando los dispositivos y maquinaria de forma adecuada, y que no están realizando actividades que puedan considerarse como riesgosas o inapropiadas. También deben mantener un registro para realizar auditorías en caso de que se reporten accidentes.
Es por esto que los equipos de seguridad han evolucionado para brindar más funcionalidades, incluso en espacios reducidos. Por ejemplo, las cámaras de vigilancia 360 modernas brindan un rango de visión total sin comprometer la calidad de imagen, contando incluso con herramientas como conexión constante a internet e inteligencia artificial.
• Control de acceso
Toda empresa, sin importar si trabajan de cara al público o de forma completamente privada, deben contar con sistemas de control de acceso para evitar el ingreso de intrusos. Estos no solo son una amenaza para los dispositivos, la maquinaria y la información, sino también para la seguridad física de los trabajadores.
• Protocolos de seguridad personalizados
Cada industria, así como las labores que realiza cada empleado, son distintas, por lo que es necesario el desarrollo de protocolos de seguridad personalizados. Por ejemplo, mientras que las empresas de minería se enfocan principalmente en el uso adecuado de maquinaria, las empresas de la industria química deben centrarse principalmente en el manejo preciso de materiales de riesgo.
Prácticas digitales
En cuanto a la evasión de riesgos digitales, más que medidas, lo más apropiado es hablar de prácticas a seguir para mejorar nuestras medidas de seguridad. Estas son las siguientes:
• Formación
La práctica más importante para asegurar la protección de los equipos de la empresa es la formación ya que, a medida que avanza la tecnología, también lo hace el desconocimiento sobre las amenazas virtuales que nos rodean a diario. Es imperativo desarrollar programas de formación sobre el uso adecuado de dispositivos, tomando en cuenta a todo el personal.
• Ciberseguridad
El trabajo remoto y el modelo híbrido dieron como resultado un incremento en las amenazas de ciberseguridad, siendo una consecuencia del uso de equipos propios para acceder a sistemas de información corporativa. La mayor amenaza no sería el acceso a sitios peligrosos o enlaces sospechosos, sino transferir virus informáticos al compartir información entre dispositivos.
Al momento de transferir datos de la mano de memorias USB y discos portátiles, es necesario contar con software de seguridad actualizado en nuestros dispositivos personales, asegurándonos de que no estamos infectando los equipos de la compañía.
• Protección de equipos
Los equipos, así como la información que estos contienen, deben protegerse mediante la encriptación de los datos. No solo hablamos de utilizar contraseñas y bloqueo automático en todos los dispositivos, sino también de la instalación de software de encriptación para asegurar que solo el personal adecuado pueda tener acceso a datos y sistemas internos.
• Respaldo de información
Los errores humanos y los ataques informáticos pueden llevar a las empresas a perder grandes cantidades de información y procesos, lo que suele tener un impacto devastador en los pequeños y medianos negocios. Por eso es necesario respaldar la información de forma constante, tanto de forma física como digital.
Estas estrategias y prácticas, aunque funcionales, son solo algunas de las que debemos tener en cuenta si realmente queremos crear un ambiente libre de riesgo.