Rafael Marcos Pardo, responsable de protocolo, marca y comunicación de Globalcaja. Experto en organización y comunicación corporativa.
Las marcas cuentan con un denominador común a la hora de poner en valor sus productos y su estatus como marca referente en su sector, éste se llama “Eventos”. Hoy los profesionales del protocolo y la comunicación nos encontramos inmersos en una serie de circunstancias que están cambiando por completo nuestra forma de pensar y actuar ante el COVID-19. Nos ha invadido un virus que no solo esta cambiando la forma de comunicar a la sociedad, sino que está trasformando y adelantando la forma del negocio mediante los nuevos canales digitales.
Plataformas que siempre estuvieron ahí pero que ahora se han posicionado como nuevas tendencias en un tiempo nuevo. Todos nos preguntamos que nos deparará el futuro, que acciones determinadas nos ayudarán a contar nuestras historias y hacernos cercanos para que nuestros clientes, socios, trabajadores y ciudadanos sientan que estamos junto a ellos ahora más que nunca.
Los trabajadores de instituciones públicas y privadas se reúnen desde sus casas, habilitando sus hogares y espacios como platós televisivos, despachos compartidos con zonas de juego de niños, habitaciones o dependencias del hogar que jamás antes pensamos que ayudarían tanto al protocolo del día a día. Todos estos espacios personales y vinculados a la familia los compartimos a través de plataformas digitales para tomar decisiones,celebrar por primera vez en su historia un Pleno de un Ayuntamiento por vía telemática,así como la celebración deJuntas de Accionistas de manera no presencial. Todo esto conlleva a que los miembros de los consejos de administración participen por vía de audioconferencia o videoconferencia para adoptar decisiones y que las entidades puedan seguir su evolución de una manera ágil y con sentido de normalidad.
Estos nuevos escenarios digitales hacen que se cuente con la participación de los socios o accionistas mediante asistencia telemática a través de servicios electrónicos, los cuales acrediten su identidad mediante los medios que cada entidad debe habilitar. La ciberseguridad está avanzando a pasos agigantados y con ella una nueva forma de comunicar más precisa, entendible y fácil de asimilar. Esta pandemia ha hecho que se agudicen los sentidos y que las empresas privadas se pongan a trabajar para dar soluciones a los retos que nos está deparando un presente que avanza de forma vertiginosa día a día y un futuro que no ve claro cuál debe ser su prioridad en los avances de la digitalización de procesos.Aunque existan planes de prevención, consejos e indicaciones en la desescalada para poder prevenir la propagación del virus, el sectorde los eventos se ve muy afectado porque el principal ingrediente de su receta son las personas. Vivimos en una cultura, la nuestra muy española, la cual se ve agravada en gran parte por el carisma del mediterráneo, el cual nos ha llevado desde la cuna de las civilizaciones por los diferentes credos y comercios: fenicios, cretenses, griegos, romanos, aragoneses y otomanos… conformando una serie de rutas comerciales, puertos, usos y costumbres que hacen de las personas una convivencia necesitada de proximidad y espacios compartidos.
Un ejemplo claro y muy de mi tierra es la emoción, el sentimiento, el cariño y la forma en la que un agricultor que cultiva la vid cuenta los resultados de su trabajo laborioso y el orgullo que siente de la producción de sus cosechas. Todo esto se trasforma, como dicen los expertos, en un storytelling que sitúa a la marca en mercados potenciales mediante el sector de la comunicación y los eventos, trasladando la sensación de tener en lo momentos más importantes y trascendentales de tu vida un producto con el que te identificas. Si ademásobtiene un premio nacional e internacional en una feria de prestigio y se agota toda su producción, ayuda a posicionar un producto único en un mercado diferente como es el de los eventos. España es el líder mundial en ventas de vino, con 22,1 millones de hectolitros el año pasado (según el Observatorio Español de los Mercados del Vino fueron 22,8 millones de hectolitros). A España la siguen de cerca Italia (21,4 millones), Francia (15,4) y a mayor distancia, Chile (9,8) y Australia (8).
Vienen tiempos difíciles para este sector, el de los eventos, que debe adaptarse a la situación de una forma rápida y especializada invirtiendo todos los recursos posibles para culminar con éxito la interrelación de las empresas con las personas y las marcas de sus productos.
El Gobierno de España se encuentra preparando la desescalada en el sector de los grandes eventosy tienemuy avanzado un BORRADOR sobre directrices y recomendaciones para el desarrollo de congresos, reuniones, convenciones, conferencias y ferias comerciales entre otros. El objetivo es minimizar los riesgos de contagio del virus SARS-Cov-19 de sus participantes y empleados.
Para mayor seguridad se adoptarán medidas de distanciamiento en las salas, pabellones o espacios habilitados para cada ocasión concreta, se reducirán los espacios para los stands en las ferias y cambiarán la señalética usándola de una forma más repetida y con mayor connotación visual. Los espacios de acceso y salida tendrán que adaptarse y buscar fórmulas de prevención, se potenciarán las gestiones y pagos Online sustituyendo los procesos manuales por aquellos digitales que las entidades bancarias han desarrollado con gran aciertoy que ayudarán mucho a la prevención del contagio evitando su expansión a través del tacto. ¡¡No hay mal que por bien no venga!! Ayudaremos al medioambiente evitando la impresión de material masivo y en algunos casos contaminante.
Para la gestión de colas, se idearán nuevos formatos que cumplan con una serie de parámetros que nos aporten información de un visitante o congresista como constantes vitales, detector de acreditación, etc., sumando a todo esto el cumplimiento de protocolos de higiene y la distancia prudente de separación entre unos y otros. Nos familiarizaremos con los equipos de limpieza y desinfección porque formarán una parte más activa en la convivencia del día a día en la celebración de foros, congresos, ferias, etc. Contaremos con sistemas de recuento de personas y foros limitados en función de espacios, lo cual conllevará un flujo masivo de asistencia. Se deberán ajustar los horarios de las actividades incluso llevar esas ponencias, mesas redondas y exposiciones profesionales mediante plataformas digitales a las propias casas, despachos e incluso zonas acotadas con pantallas en gran formato donde seguir cada una de ellas. Un hándicap importante serán los vinos de honor o cátering que suelen celebrarse con cada acto o celebración. Se tendrá que llevar a cabo una exhaustiva higienización en la elaboración de cada uno de los productos, el cumplimiento del protocolo de seguridad alimentario y el servicio que se presta evitando tener contacto con los participantes.
También podrá instalarse la tendencia de servir en zonas comunesalimentos estuchados y empaquetados, como ejemplo cafés e infusiones que usarán vasos desechables, snacks y otros siempre asistidos por personal cualificado.
Todo aquello que veíamos de forma televisiva y leíamos en prensa en otros países como el uso de las mascarillas, desinfecciones, toma de temperatura, cabinas higienizantes, monos protectores, sistema de esterilización de móviles y tantos otros que pensábamos que no iban con nosotros, por ahora han venido para quedarse y eso conlleva unos costes añadidos, unas propuestas innovadoras y arriesgadas y la creación de nuevos perfiles profesionales como son los Community Managers, que cogen fuerza mediante la ceración estratégica de contenidos y ayudan a las empresas a trasladar hechos y a situarse y posicionarse de forma hábil en sectores y perfiles transcendentales. Los UX Designerprofesionales quedesarrollan una buena navegación para los asistentes virtuales en plataformas de eventos digitales para que planifiquen su propia experiencia de una forma más creativa y, por último, el wedding planner, término adoptado de la industria de EE.UU. y es aquella persona que se encarga de la planificación, coordinación y desarrollo de eventos nupciales, ocupándose de toda la logística de la celebración además de asesorar en gustos y preferencias. Estos también se adaptan al siglo XXI llegando más haya de un acontecimiento nupcial y emergiendo sus habilidades en las empresas y la celebración de sus eventos en espacios cerrados y al aire libre.
No olvidemos nunca que los encuentros, congresos, reuniones de empleados, foros, etc. Son fundamentales para entender nuestra cultura y así fortalecer el negocio y que nuestras empresas, socios y clientes se sientan protegidos y parte de un todo. Estos eventos tan trascendentales dan puestos de trabajo, ponen en valor espacios y localidades y lo más importante, consiguen aglutinar en un espacio más grande o pequeño a mucha gente de sectores y culturas diferentes, por lo que ejerce como medio de dinamización económico social.
Estamos ante una encrucijada, la cual debemos tomarla como aliada y aprender de una oportunidad como esta para afrontarla como un reto de ampliar nuestro conocimiento y ponernos al día de esta nueva tendencia, como a mí me gusta llamarlo
“changements d’un nouveau paradigme pour le protocole”
¿Cómo abordaremos los profesionales la nueva estrategia para los eventos una vez que salgamos de esta crisis? ¿La digitalización será una aliada o por el contrario nos ayudará? ¿Qué nuevas habilidades y conocimientos necesitaremos los profesionales de protocolo y comunicación para afrontar el futuro de los eventos?
Solo nuestra profesionalidad y sus consecuencias nos harán saber con gran certeza que los actos presenciales tienen un retorno que no da lo virtual y que las relaciones interpersonales ponen a nuestras marcas como referentes en los diferentes sectores sociales en un momento en el que la cercanía y el compromiso son los valores fundamentales para una marca con valores. ¡Eso sí, cumpliendo siempre con las medidas y consejos que marquen los máximos responsables sanitarios! Colaborar a no expandir el virus no es una opción es un compromiso necesario.Bienvenidos a la nueva distopía de la organización de eventos.
